ABAGRIGLIATI: EVENTO AZIENDALE

Gestire un evento aziendale in modo efficace  significa considerare tutti gli elementi che contribuiscono al successo dell’appuntamento, anticipando eventuali problemi e imprevisti. Vanno considerate anche le diverse idee possibili per il concept dell’evento, oltre alla situazione in cui si trova l’azienda nel periodo specifico: ad esempio, può attraversare una fase di cambiamento, espansione, differenziazione strategica.

Nel caso dell’evento gestito per Abagrigliati, abbiamo lavorato a stretto contatto con il cliente per:

• Definire, i contenuti e la scaletta della serata, identificando i momenti più significativi da includere.
• Curare i rapporti con i fornitori: il ristorante scelto per l’evento, la tipografia incaricata di stampare i materiali, i professionisti selezionati per foto e video reportage, gli speaker, i professionisti dell’intrattenimento musicale scelti secondo il mood della serata, il service per l’allestimento di audio, palco e ledwall.
• Assicurare che l’evento si svolgesse in modo fluido, coordinando l’accoglienza degli ospiti, i movimenti interni alla location e l’organizzazione dei diversi momenti in programma, con l’aiuto di hostess e speaker.
• Permettere all’azienda di monitorare tutti gli elementi necessari a valutare il successo della serata: tracciabilità e gestione dei costi, numero di partecipanti, programma dettagliato, riscontri e reazioni degli invitati all’evento.

Di conseguenza:

• Il programma della serata è stato studiato per includere sia elementi di celebrazione della storia dell’impresa e dei suoi valori, sia situazioni di festa, gratificazione, coinvolgimento e condivisione con i dipendenti e le loro famiglie.
• Tra i momenti più significativi, i discorsi di ringraziamento di dipendenti e direzione aziendale e la proiezione di un video che riprendeva i contenuti di un filmato in cui il fondatore di Abagrigliati, molti anni prima, parlava dell’azienda come di una nave da guidare, tenendo sempre in mente i propri collaboratori.
• A ciascun ospite, inoltre, è stata consegnata una targa personalizzata, come riconoscimento per il proprio contributo quotidiano in azienda.
• Insieme al ristorante scelto come sede dell’evento abbiamo definito un menu che tenesse in conto anche esigenze specifiche e intolleranze.
• La gestione di spazi e movimenti ha considerato diversi elementi: il desiderio di accogliere i partecipanti come ospiti d’onore, con un tappeto rosso e un backdrop per le foto posizionati all’ingresso, l’allestimento di una sala per i bambini, con menù dedicato e animazione, l’intervento degli speaker per cadenzare i vari momenti della serata.
• Abbiamo fornito all’azienda un file riepilogativo condiviso e aggiornato costantemente per assicurare il monitoraggio tempestivo, trasparente e accurato degli elementi organizzativi e di budget.

L’evento, anche grazie a questi accorgimenti, è stato un momento di scambio, condivisione e festa: un risultato coerente con gli obiettivi stabiliti.

Come agenzia di grafica, Studio Perazza si è occupata anche della definizione degli elementi visual e dell’immagine coordinata dell’evento. Il concept condiviso con Abagrigliati ha richiamato la visione del fondatore, che, come abbiamo visto, considera l’azienda come una nave da guidare, prendendosi cura dei propri dipendenti come un comandante si prende cura della ciurma e dei passeggeri. Molte delle grafiche sviluppate per l’evento, per questo, richiamano il tema del mare e della navigazione. Ad esempio:

• Gli inviti consegnati a amano a ciascun invitato e il menu, entrambi con l’immagine stilizzata di un timone che racchiude una rosa dei venti;
• La grafica studiata per la targa consegnata ai dipendenti: un cerchio trasparente, su cui sono incisi la stessa immagine di menu e inviti, il nome di ciascuno e la data di assunzione, con la scritta “Dal…. (data di assunzione) insieme”.

Lo studio dell’immagine coordinata ha incluso la fase di ricerca grafica e cromatica, estesa poi alla scelta dei materiali e degli addobbi per gli allestimenti. Ad esempio:

• I tavoli tondi allestiti per la serata sono stati decorati con conchiglie, stelle marine e altri elementi che ricordano il tema della navigazione;
• I portatovaglioli sono stati realizzati con fili intrecciati ricavati dal cordame delle navi e decorati con il simbolo della rosa dei venti.

Queste scelte hanno permesso di creare un’immagine visiva coerente, unitaria e collegata ai valori e al messaggio che l’impresa cliente intendeva trasmettere. L’obiettivo di dare continuità al legame con i dipendenti e rafforzarlo si riflette anche nelle scelte successive all’evento: ad esempio, quella di regalare ai partecipanti una chiavetta USB con le foto dell’evento, accompagnata da un bigliettino con grafica studiata ad hoc.

Il dipartimento foto e video della nostra agenzia di comunicazione ha curato anche il reportage foto e video dell’evento che abbiamo realizzato per Abagrigliati. Abbiamo messo a disposizione dell’azienda una troupe di fotografi e videomaker, che hanno catturato i momenti più significativi della serata, anche realizzando foto e video con droni.

La sfida più bella? Cogliere l’atmosfera dell’evento in tutte le sue sfaccettature: i momenti istituzionali e celebrativi, i dettagli che mostrano la cura che l’azienda ha dedicato alla serata, le situazioni in cui sono state le emozioni e lo spirito della festa a prevalere. Le foto che vedete in questa pagina sono esempi degli scatti che abbiamo realizzato.