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Stai cercando idee per i tuoi prossimi eventi aziendali? Allora sei nel posto giusto!

Gli eventi sono diventati una parte fondamentale della strategia di marketing di molte imprese. Organizzare un evento ben pianificato e coinvolgente aiuta a creare un’immagine positiva dell’azienda, migliorare le relazioni con i clienti e i dipendenti e aumentare la visibilità del marchio.

In questo articolo ti offriremo consigli, spunti e suggerimenti per trasformare gli eventi della tua impresa in appuntamenti da ricordare.

1.Identifica un tema coinvolgente legato all’impresa e ai suoi valori

Tra le idee top per eventi aziendali, una delle più importanti da considerare è la scelta del tema. Individuare un tema coinvolgente crea un’esperienza che i partecipanti ricorderanno a lungo. In più, darà l’opportunità per comunicare l’identità del marchio e la cultura dell’azienda.

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La scelta del tema giusto richiede una buona dose di creatività e pianificazione: innanzitutto, è importante considerare gli obiettivi dell’evento. Ad esempio:

• Lo scopo dell’evento è promuovere la sostenibilità e l’attenzione all’ambiente? Un tema adatto potrebbe essere “Eco-friendly: verso un futuro sostenibile”. In questo caso, si potrebbero organizzare attività e laboratori a tema green e coinvolgere fornitori che offrono prodotti e servizi eco-friendly.
• L’azienda vuole lanciare un nuovo prodotto particolarmente innovativo? Contenuti e mood dell’appuntamento dovranno essere moderni, dinamici e in linea con l’obiettivo. Oltre alle attività di presentazione istituzionale e alle dimostrazioni legate al nuovo prodotto, un’idea potrebbe essere quella di creare un ambiente futuristico, con giochi di luce e con un accompagnamento sonoro su misura sviluppato da un sound designer professionista.
• L’impresa vuole ufficializzare un passaggio generazionale, dando però continuità alle relazioni consolidate con i propri dipendenti? Una buona idea potrebbe essere quella di individuare, nel vissuto dell’impresa, un tema simbolico che faccia da filo conduttore. Noi di Studio Perazza lo abbiamo fatto, ad esempio, per l’evento aziendale che abbiamo realizzato per Abagrigliati: in questo caso il tema del mare richiamava la metafora, cara al fondatore, dell’impresa vista come una nave da guidare, prendendosi cura di tutti i passeggeri.

È importante tenere presente che il tema scelto deve essere coerente non solo con gli obiettivi ma anche con i valori e l’immagine del brand. In questo modo, si rafforza la percezione dell’impresa come una realtà che comunica in modo coerente in tutte le sua attività, eventi aziendali inclusi.

2. Scegli una location insolita

La scelta della location è una componente fondamentale per l’organizzazione di eventi aziendali di successo. Di solito, è uno dei primi elementi che si considera, valutando:

• Il numero di partecipanti all’evento e, di conseguenza, la capienza del luogo che lo ospiterà;
• Il tipo di attività prevista: la location per una cena placée, ad esempio, dovrà essere più capiente di quella scelta per un buffet;
• La dotazione tecnologica: se il luogo dove si svolgerà l’evento ha già una propria attrezzatura, costi e difficoltà logistiche saranno minori

Oltre alle considerazioni di ordine logistico, scegliere una location insolita o iconica può rendere l’evento davvero memorabile.

Organizzare un evento in un teatro storico, in un museo, in un edificio di architettura industriale o in luoghi ancora più insoliti, come ad esempio una nave, creare un’atmosfera unica. In situazioni come quelle che abbiamo citato, la location diventa una parte integrante dell’esperienza: e anche lo stato d’animo dei partecipanti diventa più favorevole a interagire, partecipare, farsi coinvolgere nelle attività in programma.

3. Proponi ai partecipanti attività interattive

Tra le altre idee da prendere in considerazione per organizzare eventi aziendali efficaci c’è anche quella di proporre ai presenti attività interattive che li coinvolgano in prima persona.

Anche in questo caso, la faccenda va valutata con attenzione, in base alle caratteristiche dei partecipanti. Le sfide sportive, ad esempio, possono essere perfette per le attività di team building, ma è necessario considerare anche l’età e la propensione di chi parteciperà all’evento.

Alcuni esempi di attività interattive, ad esempio, potrebbero essere:

• L’installazione di un’area di disegno o comunque dedicata alla creazione artistica in cui i partecipanti possono esprimere le proprie idee e pensieri in modo non convenzionale. Il risultato potrà essere mostrato alla fine dell’evento, come esperienza coinvolgente di creatività condivisa;
• Uno spazio con un backwall dove i partecipanti all’evento potranno scattare foto condivisibili sui social con un hashtag dedicato: un’esperienza che abbiamo proposto nell’evento Spritz and Flowers organizzato per la città di Jesolo. L’alternativa? Stampare le foto con tecnologia Polaroid, consegnando subito nelle mani dei presenti un ricordo dell’esperienza vissuta;
• Spettacoli ed eventi di intrattenimento che abbiano anche una componente di coinvolgimento del pubblico. In questo caso gli artisti coinvolti dovranno essere capaci di calibrare le attività in base alla reazione dei partecipanti, più o meno propensi a diventare parte dello spettacolo.

Le attività interattive aiutano senz’altro a rompere il ghiaccio, incoraggiano la partecipazione attiva e creano un’atmosfera divertente e stimolante.

A volte, però, non servono idee particolarmente stravaganti per creare la giusta atmosfera negli eventi aziendali. Anche in un evento molto tradizionale, ad esempio, una parte della serata potrebbe essere dedicata alla musica e al ballo, in collaborazione con un buon DJ: di solito la reazione dei partecipanti è più che positiva.

4. Crea un’esperienza coinvolgente di branding

Quando si organizzano eventi aziendali, introdurre elementi visivi coerenti con il branding e l’identità visual dell’impresa è una delle idee migliori possibili. Infatti, una scelta del genere permette di prendere due piccioni con una fave perché:

• Rafforza la coerenza interna dell’evento rispetto ai valori e allo stile di comunicazione del brand;
• Può essere un modo per creare un ambiente favorevole alle attività di networking e sviluppo di nuovi contatti.

Ecco alcuni elementi utili da considerare:

1. Design coerente. Mantieni un design coerente in tutto l’evento: dalle decorazioni alle presentazioni visive, assicurati che ogni elemento rispecchi gli elementi visivi distintivi del brand, come ad esempio logo e marchio.
2. Logo Personalizzato. Puoi anche decidere di creare un logo personalizzato per l’evento e incorporarlo in inviti, menù, programmi e cartellonistica, in collaborazione con un’agenzia di grafica professionale. Assicurati però che colori, stile, elementi grafici dovranno richiamare gli elementi dell’immagine visiva dell’azienda.
3. Gadget da offrire ai presenti. Regalare ai partecipanti gadget e piccoli oggetti che richiamino l’immagine visiva dell’evento è un’iniziativa gradita. Questi oggetti, infatti, funzionano come promemoria tangibili e ambasciatori del brand anche dopo la conclusione dell’evento.
4. Social Media e hashtag personalizzati. Considera l’idea di creare hashtag personalizzati per l’evento e incoraggia i partecipanti a condividere le loro foto online. Un’attività di questo genere, infatti, crea un buzz digitale e amplificare l’interesse per l’evento, anche nei giorni successivi, rafforzando la presenza online del brand.
5. Video aziendali: Introdurre video aziendali coinvolgenti durante l’evento aiuta a trasmettere la storia del brand, evidenziandone i momenti principali in modo emozionante.

Tutti questi elementi contribuiscono a mettere in luce l’identità di brand durante i tuoi eventi aziendali. Un elemento che potresti dare per scontato, ma che in realtà ha un peso significativo, specie per i partecipanti che non conoscono bene la tua impresa.

5. Punta sulla sostenibilità

Una delle tendenze più attuali in tema di eventi è la sostenibilità. Tra le idee per i tuoi eventi aziendali, quella di organizzare un evento green è senz’altro ottima, se la tua impresa ha deciso di investire in sostenibilità. Come? Ecco alcuni suggerimenti:

• Scegliere una location eco-friendly. La location è importante per qualsiasi evento, come abbiamo visto. Scegliere spazi eco-friendly, come strutture con certificazioni ambientali o aree all’aperto riduce l’impatto ambientale dell’appuntamento.
• Utilizzare materiali riciclabili. Usare piatti, stoviglie, gadget, materiali promozionali realizzati con materie prime sostenibili è possibile. Ad esempio, invece di gadget in plastica, scegli oggetti realizzati con materiali ecocompatibili, o piatti e stoviglie biodegradabili o riutilizzabili.
• Pensare all’ambiente anche quando si organizza la cena o il buffet. Ingaggiare catering che si impegnano in pratiche sostenibili è un’altro elemento che puoi considerare. Ad esempio, aziende che utilizzano prodotti locali e stagionali, riducono gli imballaggi monouso e offrono opzioni vegetariane a ridotte emissioni di CO2 per la loro produzione.
• Trasporti sostenibili: Con un po’ di organizzazione, è possibile promuovere l’uso di trasporti sostenibili per i partecipanti. Negli inviti, ad esempio, puoi includere informazioni sulle opzioni di trasporto pubblico per raggiungere la location, oppure promuovere il carpooling tra i partecipanti, ad esempio quando gli ospiti sono tutti collaboratori della stessa azienda.
• Predisporre un sistema di smaltimento rifiuti sostenibile. La raccolta differenziata è ormai pratica comune, ma negli eventi è facile che capitino situazioni in cui i partecipanti non prestano attenzione al corretto smaltimento. Una soluzione può essere quella di predisporre un sistema di smaltimento che favorisca il riciclo e la corretta gestione dei rifiuti prodotti durante l’evento. In questo caso, fai attenzione a equipaggiare aree e piazzole dedicate con istruzioni chiare e semplici sulle modalità di differenziazione.
• Collegamento virtuale per partecipanti lontani. Se possibile, offri opzioni di partecipazione virtuale per ridurre l’impronta di carbonio legata ai viaggi. Ad esempio, utilizza tecnologie di conferenza online per coinvolgere i partecipanti che non possono essere presenti fisicamente.

Come abbiamo già detto, la coerenza con l’immagine e i valore del brand negli eventi aziendali è fondamentale. Se la tua azienda non abbraccia i valori della sostenibilità o è percepita come un’impresa ad elevato impatto ambientale, un evento come quello che abbiamo descritto potrebbe essere un boomerang, esponendoti ad accuse di greenwashing.

Se invece hai iniziato il percorso verso la sostenibilità, punta sugli eventi green anche come opportunità per rafforzare e comunicare la tua scelta. Noi lo abbiamo fatto durante l’ evento per celebrare le prime cinque edizioni di Calendario Perazza , in cui gli stendardi della mostra sono stati riutilizzati per creare borse e accessori prodotti dal brand a scopo sociale Malefatte.

6. Proponi esperienze sensoriali inaspettate

Tra le idee per eventi aziendali più insolite, ma di sicuro effetto, c’è anche la proposta di esperienze sensoriali inaspettate. Ecco qualche suggerimento da cui puoi prendere spunto:

1. Degustazione sensoriale. Organizzare sessioni di degustazione che coinvolgono i cinque sensi. Ad esempio, una degustazione di cioccolato artigianale con abbinamenti inusuali o una degustazione di vini con la musica in sottofondo per esaltare i sapori.
2. Laboratori olfattivi. Coinvolgere professionisti che creino laboratori che coinvolgono l’olfatto. I partecipanti potrebbero essere invitati a dar vita alla propria fragranza personalizzata sotto la guida di un maestro profumiere o a partecipare a un laboratorio di aromaterapia per stimolare emozioni positive.
3. Esperienze sonore. Inserire nel tuo evento esperienze sonore coinvolgenti. Un concerto dal vivo, una performance di percussioni che coinvolga anche i partecipanti, magari attraverso la body percussion o sessioni di ascolto con cuffie wireless: sono tutti esempi possibili.
4. Cucina intuitiva e cena al buio. Organizzare esperienze culinarie inedite, come cene al buio o sessioni di cucina intuitiva. Queste attività mettono alla prova i sensi e creano un coinvolgimento profondo con il cibo.
5. Attività artistiche collaborative. Proporre ai partecipanti di realizzare un’opera d’arte collettiva o un progetto di pittura su una grande tela condivisa: riesci a immaginare un’esperienza più inaspettata e coinvolgente per un team building?

Gli esempi che abbiamo citato in questo articolo evidenziano come gli eventi aziendali siano uno strumento strategico per promuovere il tuo marchio, creare relazioni con i clienti e rafforzare i rapporti con i clienti.

Ogni evento ha i suoi obiettivi, le sue forme, i suoi meccanismi per una perfetta riuscita. Il segreto? Studiarlo su misura per la tua impresa, come fa il nostro team.

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