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Cosa sono gli OKR e perché le aziende dovrebbero conoscerli? In parole semplici, gli OKR sono una metodologia definire e monitorare gli obiettivi aziendali. L’obiettivo è promuovere la focalizzazione e l’impegno sulle priorità favorendo allineamento, coinvolgimento e innovazione in modo semplice e trasparente.

Ne parliamo in questo articolo, partendo, come sempre, da alcuni dati di base che aiutano a capire l’importanza del tema.

OKR: cosa sono

Gli OKR, acronimo di Objectives and Key Results (Obiettivi e Risultati Chiave), sono un protocollo di definizione degli obiettivi, semplice ma potente. Questo strumento è stato inventato da Andy Grove di Intel e ad oggi è utilizzato da Google e da altre migliaia di organizzazioni di tutte le dimensioni.

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Gli OKR guidano le organizzazioni a focalizzarsi su pochi traguardi essenziali, ad allinearsi a ogni livello, a tendere a risultati ambiziosi, a tenere traccia del loro stato di avanzamento, a misurare quello che conta. Ma è davvero utile uno strumento del genere? Sì, se consideriamo che:

• Una ricerca pubblicata sulla Harvard Business Review riguardante l’esecuzione della strategia rivela che il 45% dei quadri intermedi non è riuscito a nominare nemmeno una delle priorità principali della propria organizzazione.
• La Harvard Business Review, in un altro studio sulla formulazione e l’esecuzione delle strategie aziendali, rivela che il 95% dei dipendenti di un’azienda non è a conoscenza o non comprende la strategia dell’impresa per cui lavora.
• Un rapporto Gallup evidenzia che a livello globale l’80% dei lavoratori non sono coinvolti emotivamente e focalizzati sulla creazione di valore quotidiana per le loro organizzazioni.
• In Italia tale percentuale sale al 95%. Nel nostro paese, inoltre, il 30% dei dipendenti – la percentuale più alta fra tutte le 155 nazioni incluse nell’analisi – non percepisce alcun senso di appartenenza aziendale.
• Il 92% degli intervistati di un sondaggio commissionato da Betterworks per determinare l’entità dell’impatto che la definizione degli obiettivi ha sulle prestazioni afferma che sarebbe più motivato a raggiungere i propri obiettivi se i colleghi potessero vederne progressi.

In sintesi, quando le persone hanno obiettivi chiaramente definiti che vengono scritti e condivisi liberamente, tutti si sentono più a loro agio e viene svolto più lavoro. Gli obiettivi creano allineamento, chiarezza e soddisfazione sul lavoro e devono essere rivisti e discussi regolarmente.

I benefici sono evidenti, considerando che, secondo un’analisi di Gallup:

• le imprese che vantano i migliori tassi di coinvolgimento dei loro collaboratori hanno una produttività e una profittabilità superiori alle altre, rispettivamente del 18% e del 23%.
• Queste imprese fanno registrare anche una riduzione del turnover che va dal 24% al 59%, un minor tasso di assenteismo (-41%) e il 70% in meno di incidenti legati alla sicurezza.

Larry Page, CEO di Alphabet e co-fondatore di Google, riguardo ai benefici ottenuti da Google sull’uso degli OKR ha dichiarato: “Gli OKR ci hanno aiutato a decuplicare la nostra crescita, e più volte. Hanno contribuito a rendere forse realizzabile la nostra missione follemente ambiziosa di organizzare le informazioni a livello mondiale e renderle universalmente accessibili e utili. Hanno aiutato me e il resto dell’azienda a rispettare le scadenze e a mantenere la rotta nei momenti più importanti”.

Come si vede dai dati e dagli esempi riportati, le imprese che sanno cosa sono gli OKR e li adottano  hanno molti vantaggi da aspettarsi. Sono quelli che John Doerr nel suo libro “Rivoluzione OKR” chiama I 5 superpoteri degli OKR, più noti con l’acronimo F.A.C.T.S.:

• La Focalizzazione (Focus) è la capacità di scegliere ciò che conta di più.
• L’Allineamento (Allignment)  è collaborare efficacemente in un’intera organizzazione su ciò che conta di più.
• L’Impegno (Committment) è la partecipazione e il coinvolgimento di tutte le parti interessate per consentire il successo dei grandi obiettivi.
• Il monitoraggio (Tracking) è controllare i progressi e accendere la spia che innesca azioni correttive di revisione o sostituzione.
• L’Aspirazione (Stretching) è la motivazione ad eccellere, facendo più di quanto si pensava possibile.

Per capire meglio cosa sono gli OKR e come utilizzarli, vediamo ora cos’è il metodo OKR.

Il metodo OKR

Cercando di sintetizzare quanto abbiamo detto finora, gli OKR:

• fanno emergere gli obiettivi primari,
• incanalano gli sforzi e il coordinamento,
• collegano operazioni differenti e danno scopo e unità all’intera organizzazione,
• ispirano i dipendenti e migliorano le prestazioni.

Per questo, gli OKR non dovrebbero essere creati fuori dal contesto, ma dovrebbero tradurre la missione, la visione e la strategia aziendale in azione.

Gli OKR affrontano le due facce critiche di qualsiasi traguardo che valga la pena raggiungere: “il “che cosa” e “il come”.

• Gli obiettivi (O) sono semplicemente “che cosa” si vuole ottenere. Un obiettivo (O) ben formato è significativo, orientato all’azione, duraturo e fonte di ispirazione. E’ supportato da risultati chiave scelti e definiti cura.
• I risultati chiave (KR – Key Results), ci dicono “come” raggiungere gli obiettivi. I buoni risultati chiave sono specifici, legati a una scadenza temporale, aggressivi (ma realistici) e, soprattutto, misurabili e verificabili.

Gli OKR (KR) non vogliono essere la somma di tutte le attività, bensì si concentrano su ciò che è più importante, sul piccolo numero di passi d’azione essenziali per raggiungere l’obiettivo. Ci consentono di tenere traccia dello stato di avanzamento mentre precediamo e sono pensati per mirare in alto, per puntare a traguardi ambiziosi, ma comunque raggiungibili.

Per loro natura gli OKR sono adattabili: la strategia migliore è quella che meglio si adatta al contesto e alla cultura del business aziendale e il monitoraggio consente di verificarne l’andamento, identificare gli ostacoli, affinare i risultati chiave. E quando un OKR sta fallendo, si formula un piano di salvataggio.

Molte organizzazioni usano un mix di OKR “vincolati” e “aspirazionali”.

• Un Obiettivo “vincolato” è un obiettivo ambizioso che l’organizzazione o il team deve raggiungere appieno.
• Un Obiettivo “aspirazionale” rispecchia idee che si riferiscono al quadro generale, più rischiose, più propense a ribaltare il futuro. Per definizione, sono delle sfide.

Gli OKR sono misurati con una valutazione oggettiva. Il modo più semplice per assegnare un punteggio a un’Obiettivo (O) è calcolare la media dei tassi percentuali dei Risultati Chiave (KR) associati. Google, per esempio, utilizza una scala da 0 a 1:

• da 0,0 a 0,3 = segnale  Rosso : Non ci sono stati progressi
• da 0,4 a 0,6 = segnale Giallo : Ci sono stati progressi, ma non si è raggiunto il risultato
• da 0,7 a 1,0 = segnale Verde : Obiettivo raggiunto (Nel caso di Obiettivo “vincolato” il punteggio deve essere 1,0 o superiore).

In base a queste indicazioni metodologiche, cerchiamo di fare ulteriore chiarezza e vediamo come definire gli OKR in modo pratico, corretto e concreto. Questo ci aiuterà a capire non solo cosa sono, ma anche come utilizzarli nella strategia aziendale.

Esempi di OKR: come scriverli

John Doerr indica un modo semplice per scrivere OKR chiari ed efficaci, soffermandosi su due affermazioni da sviluppare:

• Raggiungeremo il seguente OBIETTIVO;
• Misurato in base ai seguenti RISULTATI CHIAVE.

L’obiettivo (O) è una descrizione qualitativa facile da ricolrdare di ciò che si vuole raggiungere. L’obiettivo dovrebbe essere breve, motivante e coinvolgente per l’organizzazione.

I risultati chiave sono un insieme di metriche che misurano i progressi verso l’obiettivo. Tutti i risultati chiave devono essere quantitativi e misurabili. Come ha detto Marissa Mayer, ex vicepresidente di Google, “Non è un Risultato Chiave se non è un numero.

Quello che segue è uno dei possibili esempi di OKR tratto dal libro di John Doerr intitolato “Zero emissioni con gli OKR – Il piano d’azione per risolvere il cambiamento climatico”:

O_1 = Obiettivo 1 – Elettrificare i Trasporti: Ridurre le emissioni dovute ai trasporti da 8 a 2 giga tonnellate (Gt) entro il 2050.

• KR_1.1 – Prezzo: I veicoli elettrici raggiungono la parità, in termini di prezzo-prestazioni, con i nuovi veicoli a combustione negli USA entro il 2024 ($35K) e in India e Cina entro il 2030 ($11K).
• KR_1.2 – Automobili: Uno su due nuovi veicoli personali acquistati nel mondo sono veicoli elettrici entro il 2030, il 95% entro il 2040.
• KR_1.3 – Autobus e autocarri: Tutti i nuovi autobus sono elettrici entro il 2025; il 30% degli autocarri medi e pesanti acquistati sono a emissioni zero entro il 2030, il 95% di tutti gli autocarri entro il 2045.
• KR_1.4 – Chilometri: II 50% di tutti i chilometri percorsi (da veicoli a due o tre ruote, auto, autobus e autocarri) sulle strade del mondo sono solcati da veicoli elettrici entro il 2040, il 95% entro il 2050. (-6Gt)
• KR_1.5 – Aerei:  II 20% delle miglia percorse utilizza carburante a basse emissioni entro il 2025; il 40% sono a neutralità climatica entro il 2040. (-0,3Gt)
• KR_1.6 – Mezzi marittimi: Tutti i mezzi di nuova costruzione sono “pronti per le emissioni zero” entro il 2030. (-0,6Gt)

Come ulteriore esempio, ecco come scrivere un OKR riguardante una organizzazione che vuole incrementare l’engagement (aumentare il coinvolgimento dei clienti) di un sito e-commerce:

O_1 = Obiettivo 1 –  Deliziare i nostri clienti.

KR_1.1 – Ridurre il tasso di abbandono del carrello dei clienti (Churn Rate) da X% a Y% entro il Z.

KR_1.2 – Aumentare la soddisfazione del cliente (Net Promoter Score) da X a Y entro il Z.

KR_1.3 – Aumentare le visite medie settimanali al sito per utente attivo da  X a Y entro il Z.

KR_1.4 – Aumentare il traffico organico da X a Y entro il Z.

KR_1.5 – Aumentare l’engagement con l’aumento degli utenti che comprano più volte nel corso di sei mesi da X a Y entro il Z.

Conclusione: i vantaggi del metodo OKR

Per concludere, ricapitoliamo brevemente i benefici dati da Obiettivi e Risultati Chiave.

Il metodo OKR:

• Dà una direzione chiara da seguire a dipendenti e manager.
• Aiuta a massimizzare la produttività e l’efficienza dei team aziendali.
• Aumenta la capacità di prendere decisioni strategiche.
• Permette ai dipendenti di vedere il quadro generale e allineare il loro lavoro alla vision, la strategia e le priorità complessive dell’azienda.
• Fa sentire i dipendenti più coinvolti e aumenta la loro motivazione.
• Aiuta a costruire team coesi in ogni dipartimento.

Le aziende sono perennemente alla ricerca di nuovi modi per stabilire obiettivi, guidare le performance e migliorare i risultati di business. Sapere cosa sono gli OKR e applicarne la metodologia  è uno dei sistemi migliori che possano scegliere.

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